Vous participez à une réunion enregistrée par Scribe

Qui est responsable de l'enregistrement ?

Le responsable du traitement est la personne ou l'organisation cliente de Scribe qui a invité le bot à la réunion (son nom figure dans le message posté dans le chat). C'est elle qui décide d'enregistrer la réunion et de l'usage du compte rendu.

Reverdin Studio (Corso Vittorio Emanuele II 154, 00186 Roma, Italie), éditeur de Scribe, agit en tant que sous-traitant (art. 28 RGPD) : nous traitons l'enregistrement uniquement pour le compte de ce client et selon ses instructions.

Qu'est-ce qui est enregistré ?

• L'audio de la réunion (pas de vidéo)
• La transcription écrite de ce qui est dit, avec l'identification des intervenants
• Un compte rendu généré automatiquement par IA à partir de la transcription
• Les noms des participants tels qu'affichés dans la réunion
• Des fichiers techniques de diagnostic, réservés à l'équipe technique de Scribe : à chaque réunion Teams enregistrée, un fichier contenant les noms des participants tels qu'affichés par Teams et la chronologie de leurs prises de parole (qui parle, à quel moment), avec des relevés techniques de l'interface ; si aucun indicateur de parole n'est détecté au bout de 5 minutes, une copie du code HTML de la page de réunion (qui contient ce que la page affiche, dont les noms des participants) ; en cas d'incident de connexion ou de capture, une capture d'écran, le code HTML et le texte de la page de réunion telle que le bot la voit. Ces fichiers sont supprimés automatiquement après 14 jours.

Le bot n'émet aucun son et ne prend jamais la parole. La transcription et le compte rendu ne sont accessibles qu'au client qui a invité Scribe et aux personnes avec qui il choisit de les partager. Vos données ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles d'IA.

Combien de temps les données sont-elles conservées ?

• Fichier audio : supprimé dès que la transcription et le compte rendu sont produits ; s'ils ne peuvent pas l'être, supprimé automatiquement après 14 jours
• Fichiers techniques de diagnostic : supprimés automatiquement après 14 jours
• Transcription et compte rendu : supprimés automatiquement après 12 mois, ou plus tôt si le client les supprime

Les données sont hébergées dans l'Union européenne (Allemagne). Pour la transcription, l'audio est transmis à Gladia (France) et, en secours uniquement, à Groq (États-Unis). Seul le texte transcrit est envoyé au modèle Google Gemini (Google, États-Unis), par appel direct depuis notre passerelle LiteLLM auto-hébergée, pour générer le compte rendu ; OpenRouter (États-Unis) n'intervient qu'en secours, si l'API Google est indisponible. Les données envoyées à Groq, OpenRouter et Google sont transférées hors de l'Union européenne.

Comment vous opposer ou demander la suppression ?

• Pendant la réunion : dites à la personne qui a invité Scribe que vous refusez l'enregistrement ; elle peut retirer le bot de la réunion.
• Après la réunion : écrivez à support@scribeapp.eu en indiquant la date, l'heure et l'intitulé de la réunion ainsi que le nom de la personne qui l'a organisée. Nous transmettons votre demande (opposition, accès, rectification, suppression) au client responsable et l'aidons à y répondre dans le délai d'un mois prévu par le RGPD.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès d'une autorité de protection des données (CNIL en France, Garante per la protezione dei dati personali en Italie).